Wypożyczenia

Muzeum Podlaskie w Białymstoku udostępnia swoje zbiory w celu ich publicznego eksponowania w muzeach, galeriach oraz innych instytucjach kultury. Zabytki są również wypożyczane w celach badawczych i konserwatorskich.

Przed złożeniem wniosku, zapraszamy muzea lub inne instytucje zainteresowane wypożyczeniem zabytków ze zbiorów Muzeum Podlaskiego w Białymstoku, do przeprowadzenia kwerendy w poszczególnych kolekcjach. Zapytania prosimy kierować na adres diz@muzeum.bialystok.pl.
Polityka Muzeum Podlaskiego w Białymstoku polega na udostępnianiu zbiorów zawsze wtedy, gdy wypożyczenie jest możliwe i spełnione są następujące warunki:
• muzealia nie są uwzględnione w planach wystawienniczych Muzeum Podlaskiego w Białymstoku, lub zostały wcześniej zgłoszone do wypożyczenia przez inną instytucję,
• warunki przechowywania i ekspozycji odpowiadają normom przyjętym przez Muzeum Podlaskie w Białymstoku,
• zabezpieczenia w miejscu proponowanej ekspozycji są odpowiednie i spełniają wymogi Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczenia zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innymi niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz.U. z 2014 r., poz. 1240),
• w przypadku gdy muzealia posiadają pełną dokumentację ewidencyjną,
• muzealia zostaną udostępnione publiczności,
• stan zachowania obiektów umożliwia przenoszenie i eksponowanie,
• pozwalają na to względy konserwatorskie.

Wnioski o użyczenie
Wszystkie wnioski o użyczenie należy kierować do Dyrektora Muzeum Podlaskiego w Białymstoku co najmniej 3 miesiące przed datą otwarcia wystawy. Jeżeli prośba dotyczy większej liczby muzealiów (powyżej 30) pismo powinno zostać przedstawione Dyrekcja, co najmniej 5 miesięcy przed planowaną wystawą. Z uwagi na dużą liczbę wypożyczeń, niedotrzymanie terminu wiąże się z możliwością odmowy użyczenia.

Wniosek o użyczenie zabytków powinien zawierać następujące informacje:
• cel użyczenia (wystawa, depozyt, pokaz, projekt badawczy, badania, konserwacja),
• pełną listę zabytków wraz z numerami inwentarzowymi,
• planowany okres użyczenia zabytków,
• dane kontaktowe organizatora i osób odpowiedzialnych za organizację użyczenia (e-mail, telefon),

w przypadku wystaw i pokazów dodatkowo:
• tytuł oraz terminy otwarcia i zamknięcia wystawy,
• miejsce wystawy lub ekspozycji stałej,
• krótki opis merytoryczny planowanej wystawy,
• notę dotyczącą planowanej publikacji i ewentualnego udziału w niej pracowników Muzeum Podlaskiego w Białymstoku.

Wszelkie zmiany dotyczące rozszerzenia wniosku o dodatkowe obiekty, będą miały status nowego wniosku o użyczenie i będą rozpatrywane oddzielnie z uwzględnieniem ww. terminów.

Wnioski o użyczenie prosimy kierować na adres:
Dyrektor Muzeum Podlaskiego w Białymstoku
dr Waldemar F. Wilczewski
Rynek Kościuszki 10
15-426 Białystok
muzeum@muzeum.bialystok.pl

Rozpatrzenie wniosku
Wniosek o użyczenie rozpatrywany jest przez Dyrektora Muzeum Podlaskiego w Białymstoku na podstawie opinii kuratorów zbiorów i konserwatorów. W przypadku decyzji pozytywnej, sprawa zostaje przekazana do realizacji do Działu Inwentarzy Zbiorów (diz@muzeum.bialystok.pl, tel.: +48 503 982 825)

Wstępna informacja o podjętej decyzji w sprawie użyczenia zostaje przekazana Wnioskodawcy w ciągu 2 tygodni od otrzymania formalnej prośby.

Warunki i koszty wypożyczenia
Wypożyczający jest zobowiązany do zapewnienia na własny koszt:
• materiałów do pakowania,
• kuriera muzealnego,
• transportu i uzbrojonego konwoju na terenie RP, jeżeli wartość przewożonych zabytków tego wymaga (Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz. U. z 2014 r., poz. 1240),
• ubezpieczenia zabytków od wszelkiego ryzyka (ubezpieczenie nie jest wymagane przy wypożyczeniach zbiorów do polskich muzeów państwowych oraz samorządowych, w przypadku wypożyczeń za granicę jest ono niezbędne).

Muzeum Podlaskie w Białymstoku zastrzega sobie prawo wysłania na koszt Wnioskodawcy swoich przedstawicieli, w celu sprawdzenia warunków bezpieczeństwa, eksponowania i przechowywania muzealiów (temperatura, wilgotność, natężenie światła), w jakich będą się znajdować po użyczeniu.

Muzeum Podlaskie w Białymstoku zastrzega sobie prawo do kontroli, na koszt wnioskodawcy, nadzorowania transportu oraz wszelkiego przemieszczania zabytków, pakowania/rozpakowywania, wieszania/zdejmowania ze ścian, czy ustawiania w gablotach.

Opcjonalne koszty ponoszone przy użyczeniach, uzależnione od rodzaju wypożyczenia i specyfiki zbiorów, mogą obejmować:
• koszt konserwacji zabytków (jeżeli zabytki wymagają przeprowadzenia zabiegów konserwatorskich),
• koszt oprawy (passe-partout, ramy – dotyczy m.in. rysunków, grafik),
• koszt podróży i diet, ewentualnie noclegu pracowników Muzeum Podlaskiego w Białymstoku.

Podpisanie umowy i odbiór zabytków
Wszystkie zabytki objęte umową użyczenia, wyceniane są każdorazowo przed wypożyczeniem na posiedzeniu Kolegium Doradczego do spraw zabytków nabywanych w drodze zakupów, darowizn oraz depozytów działającym w Muzeum Podlaskim w Białymstoku.

Po ustaleniu wszystkich szczegółów użyczenia, Muzeum Podlaskiego w Białymstoku wysyła wnioskodawcy umowę użyczenia w dwóch egzemplarzach. Po podpisaniu umowy jeden egzemplarz zostaje odesłany do Muzeum Podlaskiego w Białymstoku.

Termin wydania/zwrotu zabytków powinien być uzgodniony z Oddziałem lub Działem Muzeum Podlaskiego w Białymstoku, którego wypożyczenie dotyczy, z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. Przy każdym wypożyczeniu i zwrocie zabytków obecny jest pracownik Działu Konserwacji Zabytków Muzeum Podlaskiego w Białymstoku oraz osoba reprezentująca Wnioskodawcę, która potwierdzi stan zachowania muzealiów.

Po uzgodnieniu terminu wydania zabytków, Wnioskodawca odbiera zabytki z Oddziału/Działu, którego wypożyczenie dotyczy, lub z innego uzgodnionego miejsca i podpisuje protokoły zdawczo-odbiorcze (wydania), wraz z konserwatorskim opisem stanu zachowania zawierającym dokumentację wizualną. Po wydaniu zabytków Muzeum Podlaskie w Białymstoku wystawia fakturę za uzgodnione usługi, jeśli takie były wykonane. Po zakończeniu użyczenia Wnioskodawca zwraca zabytki do Oddziału/Działu, którego wypożyczenie dotyczyło, lub do innego uzgodnionego miejsca i podpisuje protokoły zdawczo-odbiorcze (zwrotu) wraz z konserwatorskim opisem stanu zachowania zawierającym dokumentację wizualną.